Wat is een PBX?
Om te beginnen leggen we eerst uit waar de afkorting PBX voor staat. Het staat namelijk voor Private Branch Exchange. Dit betekend zoveel als een privé telefoonnetwerk wat gebruikt wordt binnen een bedrijf. Het stelt de gebruikers van dit systeem in staat een aantal buitenlijnen te verbinden met een aantal interne telefoontoestellen.
Met een PBX-systeem kunnen de gebruikers dus uitgaande telefoongesprekken voeren. Een dergelijke centrale regelt het telefoonverkeer dat van en naar de verschillende toestellen gaat. Er zijn een aantal geavanceerde voordelen aan een dergelijk PBX-systeem, namelijk:
- Een telefoongesprek in de wacht te zetten, al dan niet vergezeld met wachtmuziek.
- Telefoongesprekken intern doorschakelen
- Het inschakelen van een voicemail-systeem
Wat is dan een Cloud PBX
Een cloud PBX, ook wel online of hosted telefooncentrale genoemd, is een virtuele telefooncentrale. Het is een stukje software wat zich ergens op het internet op een server bevindt. Hiermee is Cloud PBX dan ook een onderdeel van zowel Cloud Computing als van PBX.
In plaats van het opslaan en gebruiken van gegevens op een harde schijf of computer, worden de gegevens met Cloud Computing via internet opgeslagen in een zogenoemde cloud. Een Cloud PBX is dus een telefoonsysteem dat gebaseerd is op gebruik via het internet. Een andere benaming hiervoor is ook wel VoIP phone system.
Op locatie werken versus werking in een cloud
Oorspronkelijk werd een PBX uitgevoerd op locatie. Dit betekende dat er een enorme hoeveelheid hardware voor nodig was. Logischerwijs kostte het veel tijd en geld om een dergelijk telefoonsysteem in gebruik te stellen, en een bedrijf was enkel voor de aanschaf al snel een bedrag van ruim €4.000 kwijt.
Bovenop de kosten voor de aanschaf van de hardware en de installatie, kwamen dan nog de terugkerende kosten voor het onderhoud en beheer dat een dergelijk systeem vereiste. Al met al een dure aangelegenheid dus. Door gebruik te maken van een Cloud PBX kunnen de kosten voor een telefoonnetwerk dan ook drastisch verlaagt worden.
Het in werking stellen van een Cloud PBX
Om een Cloud PBX in werking te stellen hoeft tegenwoordig enkel een provider gekozen te worden, welke het telefoonsysteem virtueel voor u hosten. Deze provider beheerd het volledige systeem waardoor het bedrijf zelf niet verantwoordelijke is voor onderhoud en de daarbij komende kosten.
Veel providers bieden doorgaans een abonnement aan voor een vast bedrag per maand. Hiermee krijgt de gebruiker de juiste toegang tot hun Cloud PBX. Mochten er eventuele aanpassingen, onderhoud, toevoegingen, etc. nodig zijn, worden deze in opdracht van de klant uitgevoerd door de provider. Een simpel mailtje of telefoontje is vaak al voldoende.
Het uitbreiden of opschalen van een telefoonsysteem is door gebruik te maken van een Cloud PBX dus ontzettend gebruiksvriendelijk geworden. In vergelijking met een PBX systeem op locatie, waar in dat geval meer hardware geïnstalleerd zou moeten worden. En meer hardware betekend natuurlijk ook opnieuw de installatiekosten en uiteindelijk hogere onderhoudskosten.
Alle bekende bel-functies van een on-site systeem zijn met een Cloud PBX gewoon nog allemaal hetzelfde. Zo zijn gespreksopname, IVR/Automated Attendant en Time of Day Routing nog steeds gewoon mogelijk. En er worden naast deze veelgebruikte functies ook nog een heleboel andere functies aangeboden via de cloud. Alles is heel gemakkelijk toegankelijk via een dashboard.
